ความรู้เกี่ยวกับ หลักการเขียนหนังสือราชการ

• 6 ประเภทของหนังสือราชการ
• 3 ส่วนของเนื้อ: เหตุผล · จุดประสงค์ · สรุป
• ครุฑภายนอก 3 ซม. · บันทึกข้อความ (ภายใน) 1.5 ซม.
• กระดาษปอนด์ขาวขั้นต่ำอย่างน้อย 60 ก./ตร.ม.
• A4 210 × 297 มม.
• กรอบข้อความฝากส่งบนซอง 2 × 4 ซม.

งานสารบรรณ คืองานบริหารเอกสารตั้งแต่จัดทำ รับ ส่ง เก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย เพื่อไม่ให้เก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นไว้

ความสำคัญ เป็นหลักฐานราชการ เครื่องมืออ้างอิง ช่วยบริหาร และติดต่อสื่อสาร

การเขียน แยกเหตุผลกับความมุ่งหมาย คิดหัวข้อ อะไร เมื่อไร ที่ไหน ใคร ทำไม อย่างไร — ขึ้นต้นเหตุก่อน ต่อด้วยประสงค์และข้อตกลง

ความหมาย "หนังสือราชการ" 6 ประการ

1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดหรือบุคคลภายนอก
3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงราชการ
4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นหรือรับไว้เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบหรือข้อบังคับ
6. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

5C

• Correct — ถูกต้อง
• Clear — ชัดเจน
• Confirm — รัดกุม
• Concise — กะทัดรัด
• Convince — โน้มนำสู่จุดประสงค์

ขั้นตอน 5 ขั้น

1. ศึกษาข้อมูลความเป็นมา กฎ และที่ดำเนินการแล้ว
2. รวบรวมความคิดให้ทิศทางชัด
3. รวบประเด็นจัดลำดับให้เข้ากับเป้าหมาย
4. ลงมือเขียนให้ครบ 3 ส่วน เหตุผล · จุดประสงค์ · สรุป
5. ตรวจรูปแบบ เนื้อหา และวรรคตอนภาษา

6 ประเภท หนังสือภายนอก · ภายใน · ประทับตรา · สั่งการ · ประชาสัมพันธ์ · หนังสือเจ้าหน้าที่ทำหรือรับเป็นหลักฐาน

หลัก 5 อวัยวะก่อนร่าง

• ตา อ่านให้เข้าใจความเป็นมาและผลต่อเนื่อง
• ปาก ถามหรือขอรายละเอียด
• หู ฟังเบื้องหน้าเบื้องหลัง
• หัว (ใจ) วิเคราะห์แก่นเรื่องอย่างตั้งใจ
• มือ ค้นกฎและตัวอย่างหนังสือเก่า

คำขึ้นต้นส่วนเหตุ

• เรื่องใหม่: ด้วย… / เนื่องด้วย…
• ติดต่อต่อจากเดิม: ตาม… / ตามที่… / อนุสนธิ
• ปิดท้ายย่อหน้าเหตุด้วยคำว่า "นั้น" (เว้นหนึ่งช่วงตัวอักษร)
• อ้างหนังสือเดิม: เริ่ม "ตามหนังสือที่อ้างถึง…" ปิดด้วย "…ความละเอียดแจ้งแล้วนั้น"

ส่วนจุดประสงค์มักขึ้นด้วย จึง… เช่น เรียนมาเพื่อโปรดทราบ · เพื่อดำเนินการ · เพื่ออนุมัติ และประโยคขอความอนุเคราะห์ตามที่สรุป

ภาษา

• ห้าม กระผม ดิฉัน ข้าพเจ้า — ใช้ชื่อส่วนราชการเป็นบุรุษที่หนึ่ง
• ห้ามตัดคำผิดธรรมเนียมไทยข้ามบรรทัด
• อักษรย่อเมื่อเป็นที่รู้จัก หรือเขียนเต็มแล้วใส่วงเล็บย่อในครั้งแรก
• ไปยาลน้อย (ฯ): เขียนเต็มครั้งแรก ครั้งต่อไปย่อแล้วใส่ ฯ
• หลายหน้า: หน้าแรกครุฑ · ถัดไปเป็นกระดาษขาวขนาดเทียบเคียม

ลักษณะสำนวนที่ควรเลี่ยง

1. ไม่ชัดเจน · ไม่สุภาพ · ไม่ถูกต้องระดับภาษา · ขาดความครบถ้วน · ไม่กะทัดรัด · ขาดความเป็นระเบียบลำดับ

ลงนามแทน พิมพ์ตำแหน่งผู้ลงนามพร้อมคำว่า "ปฏิบัติราชการแทน" หรือ "รักษาราชการแทน" ในแถวเดียวกัน แล้วระบุตำแหน่งผู้เป็นเจ้าของเรื่องในแถวถัดไป

• มุมบนซ้ายใต้ครุฑ: ชื่อหน่วย ที่อยู่ และ เลขที่หนังสือ
• มุมบนขวา: กรอบ 2×4 ซม. สำหรับข้อความค่าฝากส่งเป็นรายเดือน
• ชื่อผู้รับตรงกลางซอง
• ฝากส่งเซ็นหรือประทับมุมล่างซ้ายซอง