สรุปเจาะลึก (เปิดสอบ)
รวบรวมจาก `สารบรรณ ข้อมูล.rtf` แล้วจัดใหม่ให้อ่านง่าย
งานสารบรรณ
งานบริหารเอกสารตั้งแต่ จัดทำ → รับ → ส่ง → เก็บรักษา → ยืม → ทำลาย
หนังสือราชการ (6 ชนิด)
- ภายนอก
- ภายใน
- ประทับตรา
- สั่งการ (คำสั่ง/ระเบียบ/ข้อบังคับ)
- ประชาสัมพันธ์ (ประกาศ/แถลงการณ์/ข่าว)
- หนังสือที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
หนังสือภายนอก
แบบพิธี (ทางการสูง) ใช้ กระดาษตราครุฑ ตราครุฑ “ใหญ่” วางกึ่งกลางด้านบน
หนังสือภายใน
ติดต่อใน “วงแคบ” ใช้ กระดาษบันทึกข้อความ ตราครุฑ “เล็ก” มุมบนซ้าย
การลงวันที่
ใช้ ตัวเลขวัน + ชื่อเดือนเต็ม + พ.ศ. 4 หลัก (ตัวอย่าง: 28 มกราคม 2569)
ชั้นความเร็ว
- ด่วนที่สุด: ในทันที
- ด่วนมาก: โดยเร็ว
- ด่วน: เร็วกว่าปกติเท่าที่ทำได้
- ด่วนภายใน…: ระบุวัน/เวลาชัดเจน
ชั้นความลับ (ซอง 2 ชั้น)
- เอกสารลับส่งไปรษณีย์: ใช้ ซอง 2 ชั้น
- ซองนอก ห้ามระบุชั้นความลับ
- ประทับตราลับใช้ หมึกสีแดง
มาตรฐานพิมพ์
- กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนักขั้นต่ำ 60 กรัม/ตร.ม.
- ขนาดหลัก A4 (210×297 มม.)
- ฟอนต์มาตรฐาน: TH Sarabun New ขนาด 16
- ขอบซ้าย 3 ซม. / ขอบขวา 2 ซม.
ซองจดหมาย
- C4: ใส่ A4 ไม่พับ
- C5: ใส่ A4 พับ 2
- DL: ใส่ A4 พับ 3
- ตราครุฑบนซอง: มุมบนซ้าย
- ไฟล์ PDF สแกนควรมีความละเอียด ไม่น้อยกว่า 300 dpi
- Subject แนะนำรูปแบบ:
[ชั้นความเร็ว] : [ชื่อเรื่อง] - ลายมือชื่อ: ใช้ Digital Signature หรือระบบยืนยันตัวตนที่ปลอดภัย
- Backup ข้อมูล: ต้องมีอย่างน้อย 1 แห่ง (Disaster Recovery)
| อายุเก็บรักษา | ประเภทเอกสาร |
|---|---|
| 10 ปี (ทั่วไป) | เอกสารทั่วไป / ตราประทับ “เก็บถึง พ.ศ….” |
| 5 ปี | เอกสารการเงินที่หมดภาระผูกพัน / สำเนาคู่ฉบับบางประเภท |
| 1 ปี | เรื่องธุรการทั่วไป ไม่มีสาระสำคัญ |
| ถาวร | ประวัติศาสตร์/สถิติ/เอกสารสำคัญของชาติ / ตราประทับ “ห้ามทำลาย” |
- สำรวจเอกสารเพื่อทำลายภายใน 60 วัน หลังสิ้นปีปฏิทิน
- คณะกรรมการทำลาย: ประธาน 1 + กรรมการอย่างน้อย 2 (มติเสียงข้างมาก)
- หลักการทำลาย: ต้องทำให้ “อ่านไม่ได้เป็นเรื่อง” เพื่อคงความลับ
